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September 24, 2008

意外と行われていないプレゼン前の3つの準備

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 「備えあれば憂いなし」という言葉があるように、何事も準備が大切だ。ところが、プレゼンテーションに関してはこの言葉の重要性があまり認識されていないように思える。もちろん、「パワーポイントを駆使して資料を作る」(とりあえず、パワーポイントの功罪という論点はここでは省略する)という意味では準備をしているのかもしれないが、本当に重要な準備は資料作りよりもさらに前に行うべきである。

プレゼンの時間は何分か?
 当たり前すぎて何だと思われるかもしれないが、これはきわめて重要である。さすがに自分の手持ち時間が何分か全く知らずにプレゼンを敢行するという愚かな過ちはないと思うが、プレゼンの時間によってしゃべることができる話の長さ、見せることができるスライド数が規定されることも意識する必要がある。

 パワーポイントでプレゼンを実施する場合、1スライドのプレゼンにおおよそ2〜3分かかる。これは私の経験則や先輩方の教えでもある。つまり、持ち時間が20分であれば、7〜10枚程度のスライドでプレゼンするのが最も適切だ。もっと言えば、スライドごとにキーメッセージ(聞き手にとって重要な意味を持つプレゼンターの主張)を1つずつ埋め込むのが普通なので、20分の間で伝えられるキーメッセージは7〜10個しかない。こうした制約を念頭においた上で、プレゼン全体のストーリーを構築する必要がある。20分しかないのに、20枚も30枚もスライドを詰め込んでプレゼンしようとするのはあまりに無謀すぎる。プレゼンターは頑張って作った資料を全部見せたいかもしれないが、聞き手にとってはそんな願望は無意味である。

 私自身、時間を考えずにプレゼンをして手痛い思いをしたことがある。中小企業診断士の実務補習(中小企業診断士の試験合格後に行われる研修で、実際に企業診断を行う)のことだが、最終日に診断結果をクライアントの社長にプレゼンすることになった。報告書はおおよそ100ページ。これをチーム6人で分担してプレゼンする。持ち時間は全体で2時間だったので、1人あたり20分の計算だ。

 ところが、トップバッターの私が長々とプレゼンをして50分も使ってしまった。後ろのメンバーはあたふた、社長も苦笑い…完全に準備ミスであった。研修だったから大事には至らなかった(いや、本当は良くない…)ものの、これが実際のコンサルティングだったら大変なことになっていたかもしれない。そもそも100ページの報告書をそのままプレゼンに持っていったのが間違いで、プレゼン用に内容を要約し、キーメッセージを絞ったものを別に用意するべきだったのだ(本当は作ることを予定していたが、プレゼン本番までの時間が足りず、作成を断念したことが裏目に出た)。

聞き手が知りたいことは何か?
 聞き手は「お客様」である。ならば、お客様のニーズに応えることが重要になる。ところが、プレゼンになるとお客様視点が欠けて、ついつい自分がしゃべりたいことをしゃべってしまう。プレゼンテーションは「プレゼントをあげること」でもある。相手がほしくないプレゼントをあげてもしょうがない。

 自分が主張したいことを伝えるのももちろん大事だが、それは聞き手が知りたいことにちゃんと応えた上での話である。聞き手が知りたいことは、聞き手の立場や経験、価値観や思考プロセス、知識レベルに左右される。よって、プレゼンターは聞き手がどういう人なのか、事前に十分な分析を行うことが欠かせない。

 例えば、あるソリューションの導入に関してその金額的な効果を知りたいと思う聞き手もいれば、ソリューションの導入プロセス・導入体制を知りたいと思う聞き手もいる。あるいは、緻密に選択肢を検討して解決策を導き出すことを重んじる聞き手もいれば、ゼロベースで創造的な解決策を導き出すことを好む聞き手もいる。こうした聞き手のニーズに合わせたプレゼンを設計することが、聞き手の満足感を高めるのに効果的だ。

 元京セラの方から聞いた話を一つ。各事業部長が役員会議で、新製品開発プロジェクトやSCM(サプライチェーンマネジメント)プロジェクトといった重要な社内プロジェクトの立ち上げについてプレゼンを行うことになっていた。

 「本プロジェクトはかくかくしかじかの目的で…」それぞれの事業部長に与えられた時間はきわめて短い。限られたわずかな時間の中で、事業部長は熱弁を振るう。

 すると、稲盛会長が必ず一言こうおっしゃるそうだ。

 「それはなんぼ儲かりますの?」

 事業部長が回答を始める。「このプロジェクトにより、生産リードタイムが従来の○○日から△△日に短縮され…」

 話が長くなりそうだと感じると、稲盛会長はすかさずこう切り込んでくる。

 「で、それはなんぼ儲かりますの?」

 稲盛会長の関心事は、プロジェクトの中身ではなく利益にあるのだ。

プレゼン終了後にどんなアクションを取ってほしいのか?
 当たり前のことだが、プレゼンとは提案である。「聞き手に何かしてほしい」と思うからプレゼン=提案するのである。そして、提案を聞いた相手からは、何らかの反応を引き出す必要がある。ところが、この「相手から引き出すべき反応」の中身が決まっていないままプレゼンに突入してしまうケースがある。

 そのプレゼンが終わった後、相手にどんなアクションを取ってほしいのか?単に自分の話の内容を理解してほしいのか、提案に対する意見をもらいたいのか、あるいは実行に対するGOサインがほしいのか、実行のための予算をつけてほしいのか、実行に対する支援がほしいのか、また営業の場合であれば契約条件に合意してほしいのか、契約書にサインをしてほしいのか…これはプレゼンの目的そのものに他ならない。目的が違えば、プレゼンのスタンスやメッセージが異なってくる。

 私が最近やってしまった、致命的ではないが防ぐことができたと思うミスの1つにこの「目的設定のミス」がある。あるクライアントで営業改革の施策を作っていて、大枠が決まったところで現場の営業の方の意見を伺うことになった。その時、私は現場に対して「営業改革の施策の説明会を実施する」という案内を出していた。

 施策に関するプレゼンが終了した後、いざ現場の意見を聞こうとしたが、出席者からの意見がほとんど出てこない。納得してくれたのかどうかいまいち不安なまま会議を終了したところ、数日経ってから意見がわっと寄せられた。

 思い返してみれば、私が「説明会」を実施すると案内してしまったのが間違いだった。出席者には、「説明会なのだからとりあえず話を聞いていればいいのだろう」と思わせてしまったのかもしれない。説明会ではなく、討議の場であることを明確に伝えた上で、現場の意見が重要になる論点を事前にちゃんと整理しておくべきだったのだ。

 この3つの問いに答えられるように準備しておくだけで、プレゼンの質はぐんと上がると思う。
June 19, 2008

センスのない図を使うな!

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 今の私は完全にパワーポイント依存症である。パワーポイントがなければ仕事が成り立たない(パワポばっかり書いていないで、現場で汗を流せ!というお叱りが聞こえてきそうだ、汗)。パワーポイントといえば、ボディ部に描かれる図がスライドの価値を左右する。より解りやすい資料にするために、手を変え品を変えいろんな図を描く。まあ、ピーター・ドラッカーには「時間の無駄」と一蹴されるのだろうが・・・。

 仕事の影響なのか、日常生活の中で図を見かけると、その図が何を意味しているのかとか、意味を正しく伝える適切な図になっているのかとか考えてしまう(いやらしい癖だ・・・)。私は通勤時間を短縮するために、今年になってから引越をした。以下の話は、休日に訪れたある不動産屋での出来事である。

 その不動産屋は比較的新しい会社だった。カウンターに座ると、1人の若い営業が「いかにも営業」という口調で、私の要望を聞きだそうとしてきた。こちらの希望をある程度伝えると、その営業はこう言った。「賃貸物件を探す人のニーズは、_板臓↓広さ、条件(駅からの距離など)の3つに集約されます。」そして、さも初めから用意してあったかのように紙とペンを取り出して下のような図を描き、「全ての条件を満たすような物件はなかなか見つかりませんよ」と付け加えた。

センスのない図

 「条件だけ、意味が広すぎるだろ?」と突っ込みたくなる衝動を押さえ、「三角形が何を意味しているのかさっぱり解らん」と突っかかりそうになる自分をなだめながら、相手の出方を伺ってみた。一応、三角形の大きさは「私の便益・効用の大きさ」を表しているのだろう、と解釈してみることにした。

 その若い営業は、私の要望を調整しながら、手持ちの物件で要望に合致するものをピックアップする作業に入ろうとしていた。一番調整しやすいのは家賃でしょう、ということで、こんな提案をしてきた。「もし、家賃をもう少し払えるのであれば・・・」その言葉と同時に、先ほどの三角形に横線を一本入れた。「要望に合う物件をご提示できると思いますよ」

センスのない図

 えーっと、ますます解らなくなってきたのですが?私の便益が台形になってしまったんですけど??要望のレベルを上げる(家賃を高くするなど)ことが三角形内部の線なのであれば、要望のレベルを下げる(2DKを1LDKにするなど)ことはどう表現するつもりなのですか???つまらない図のせいで、休みの日まで余計な脳みそを使う羽目になった。もはやこの小賢しさを気取る営業からは一刻も早く逃げたい気分になって、その後の会話はどうでもよくなってしまった。

 もし描くのであれば、こんな具合にレーダーチャートにするのだろう。「お客様の要望をチャートにすると赤い字のようになりますね。でも、このあたりで一番多いのはオレンジのような物件です。さてどうされますか?」と言うのならばまだ解る。

センスのない図

 それでも、賃貸物件を決めるパラメータは結構な数になる。賃貸情報サイトが検索条件をかなり細かく指定しているのを見れば解る。先ほど、「条件だけ、意味が広すぎるだろ?」と書いたが、要望を無理に集約し、さらにそれを図にしようとすることにそもそも無理がある。さらっとレーダーチャートを描いてみたものの、真剣に書こうとするととんでもなく複雑なレーダーチャートになってしまい、とても描ききれない。図は万能ではないのだ。

 だいたい、不動産賃貸の営業にそんなきれいな図を描いてほしいなどと思っていない。私の要望を1つ1つ丁寧に拾い、手持ちの物件と照らし合わせながら、うまく私を説得して妥協点を探ってくれることを望んでいるのである。私がこの店ではなく、しゃべり一本で紳士的なコミュニケーションをしてくれた別のお店で契約したのは言うまでもない。

※あ、図中にある15万円以下とか2DK以上といった要望は架空のもので、実際の要望とは違いますよ。
April 21, 2008

フェルミ推定(≒地頭力?)の有用性

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診断士でもフェルミ推定を嫌う人がいる!?
 フェルミ推定−いや、今や「地頭力」という言葉の方がなじみがあるだろう−は、コンサルティングの現場ではよく使われる。フェルミ推定の説明は巷にあふれているので、拝借…

 「シカゴにピアノ調律師は何人いるか?」「日本全国に電柱は何本あるか?」「世界中で1日に食べられるピザは何枚か?」……。こうした荒唐無稽とも思える問いへの解答を導き出す考え方のプロセスを問うのが、「フェルミ推定」だ。「フェルミ推定」と呼ばれるのは、「原子力の父」として知られ、ノーベル物理学賞受賞者でもある、エンリコ・フェルミ(1901〜1954)に由来する。

 「フェルミ推定」では、つかみどころのない数量、物理量について、何らかの推定ロジックを用いて短時間で概算すること、すなわち短時間で「あたり」をつけることができるかどうかがポイントとなる。

 コンサルティング会社や外資系企業の面接試験では、この「フェルミ推定」問題がよく出される。それは、採用側に、応募者の「地頭のよさ」をテストしたいニーズがあるからに他ならない。
http://www.toyokeizai.co.jp/pub/recommend/555986/index.html 2008年4月21日アクセス確認済み)

 さすがに現場では「シカゴのピアノ調律師の数」を計算することはないが、マーケティング戦略を立てるときにある市場の規模を概算したり、事業シミュレーションでざっくりとした売上・コスト推移を把握したりする際にフェルミ推定を使う。

 だが、中にはこうした考え方を嫌う人たちもいるようだ。少なくとも、コンサルタント嫌いな人たち(確かに、コンサルティングが嫌われやすい職種であることは私も感じている)からはフェルミ推定が敬遠されている気がする。ただ、驚いたのは、(一応)コンサルタントである中小企業診断士の中にも、真正面からフェルミ推定を否定する人がいるということである。

フェルミ推定の有用性 〜診断士向け
 はっきり言って、売上や利益に関するパラメータが少ない中小企業を相手にする診断士の方が、フェルミ推定の使い道は多いと思う。「過当競争でシェアが伸ばしにくいのか、単に努力が足りなくてシェアが低いのか」、「どの商品を毎月どのくらい売ればいいのか」、「営業は毎月いくら売上を上げなければならないのか」、「売掛金の回収サイトはどのくらいでないと資金がショートするのか」、「パートやアルバイトは何人まで使っていいのか」、「○○万円の売上増を達成するためには、広告をどのくらい打てばよいのか」…こういった問いはフェルミ推定を使えば当たりはつけられる。もちろん、中小企業の方が1円単位で金額にシビアであるため、ざっくりした計算では足らない、という意見はあるだろう。だが、私が知る限りでは、診断士の間ではそもそも数字を用いた議論があまりにも少ないように思える。

 私が学生だったころに、コンサル業界を志望する学生の間で流行った「遊び」がある。それは、飲食店でご飯を食べながら、「その店の店長が乗っている車を当てる」というもの。メニュー、席数、営業時間、店員数、店舗の広さといったいくつかのパラメータを用いて、その店のおおよその利益をフェルミ推定で算出する。すると、そこから店長のだいたいの収入が解り、乗っている車の検討もつく。ナプキンの裏に計算式を書きながら、ポルシェだのフェラーリだのと各自予想を立てた後で、帰りがけに駐車場を覗いて正解を確認する。

 飲食店の場合は学生でも容易に計算できるほどパラメータが少ない。一般に、中小企業の方が考えるべきパラメータの数は少なくて済むはずだから、診断士にはぜひフェルミ推計を活用して、どうすれば儲かるのかを現実感をもって考えてほしいものである。

「無茶な数字」を見破る
 このブログを見ているのは診断士だけではない(むしろ、診断士以外の方が多いはず)だろうから、もう1つ違う使い方を挙げておく。「うちの会社では数字を使った議論ぐらいしているよ」という場合は、「無茶な数字」を見破るためにフェルミ推計を使う。

 会社にはいろんな目標数値が飛び交っている。だが、全部が全部何らかの根拠をもって策定されたものではない。中には誰かの「えいやっ!」で決められたものもあるだろう。それが達成可能かどうなのか、フェルミ推定を使ってシミュレーションしてみるといい。「どうやっても無理!」という目標が混じっているかもしれない。そんな目標が知らず知らずのうちに一人歩きするのは、社員にとっても会社にとっても不幸である。高いチャレンジングな目標はモチベーションを高めるが、高すぎる目標は逆にやる気をそぐ。

もちろん、フェルミ推定がすべてではない
 最後に付け加えておきたいのだが、人の頭の良さはフェルミ推定ができるか否かだけで判断できるものではない。むしろ、非常に限られた一部分でしかないと思う。さらには、頭の良さだけが人間の価値を決めるのではないことも指摘しておきたい。