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February 10, 2010

会議の法則その2−長時間の会議が頻発する会社は危ない

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 1ヶ月ほど前の記事「会議の法則−集合時間の何分前に来るかは責任意識の現れ」では、会議に遅刻する社員が多い会社は日常業務に対する責任感も薄れている可能性を指摘した。今回はもう1つ会議に関連する「組織力低下のサイン」として、「頻発する長時間の会議」を挙げてみたいと思う。

 私自身、会議はあまり好きではない(会議が好きという人がいるのかどうかよく解らないが・・・)ので、2時間を超えるような長時間の会議が続くと正直うんざりしてくる。忙しい経営陣が何とかスケジュールを合わせて、重要事項について一気に議論するために長時間の会議が何度も設定されるのなら解る。なぜなら、経営陣の仕事は意思決定をすることだからだ。

 しかし、現場レベルとなると話は違ってくる。週に何回も2時間超の会議に参加しなければならない社員が多い会社はどこかがおかしい。そもそも会議は何のためにやるのかというと、日常業務を進める上での重要な論点について意見の摺り合わせを行い、今後の各人のタスクとスケジュールについて決定するためである。その会議に何度も何度も参加しなければならないというのは、日頃から社員同士のコミュニケーションが希薄でお互いの現状が解っておらず、各人の役割分担や責任範囲も不明確なまま仕事をしている証拠である。そんな会社の日常業務がちゃんと回っているとは到底思えない。

 だいたい、長時間の会議に限って「さあ、今日は何から話しましょうか?」という議題の話から始まることが多い。そして、めいめいが好き勝手なことを発言し、収拾がつかなくなって、「じゃあ、次回に持ち越しにしましょう」となるのがオチである。私自身もマーケティングという仕事の特性上、営業チームや商品チームのいろんな会議に頻繁に借り出されたことが一時期あったのだが、あまりに実りのない会議が続くので「もう勘弁してくれ!」と音を上げてしまったことがある(笑)。

 主催者が長時間の会議を設定するのは、議論が短時間の間に収束しない可能性を見越しているからである。だが、それは適切なリスクヘッジとは言えない。主催者はできるだけ短い時間の間で議論の落としどころを見つける責務がある。そのためには、会議で議論すべきアジェンダをあらかじめ明確にし、参加者がその議題について十分意見を言えるような資料なり情報なりを事前に準備しておかなければならない。それがないままに会議をスタートしてしまうから、無駄に会議が長引いてしまう。

 「会議のコストを考えよ」ということをコンサルタントの先輩からよく言われた。コンサルティングの場合は、会議に参加するメンバーの役職が高いため、その分時間単価も高い。それを人数分掛け合わせると、1回の会議に費やされている人件費は数十万円単位になることも珍しくない。そのコストを上回る収穫が得られない会議ならば完全に失敗であると教えられた。

 だが、会議にかかるコストは実は参加者の人件費だけではない。各参加者が会議に出ていなければ得られたであろう利益=機会費用を考慮する必要がある。現場レベルの会議は、機会費用が考えやすい。営業会議を開くと、提案書を書いたりクライアントと商談をしたりする時間が失われることになる。会議をせずに営業活動をしていれば、ひょっとしたら受注できた案件があったかもしれない。また、われわれのような研修事業について言えば、講師がクライアント先で研修実施をするのに最低でも丸々1日必要になる。下手に会議を入れてしまうと、もうその日は研修を実施することができなくなる。つまり、売上が立たなくなるということである。

 こうした機会費用は、参加者の人件費よりも多額に上るにもかかわらず、意識されることが少ない。それぞれの会議は、本当に人件費や機会費用を上回るだけの価値があるだろうか?こうした点は常に意識しないといけないと思う。

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